La adopción de un modelo de renting operativo —donde tu empresa utiliza activos mediante cuotas periódicas sin adquirirlos— puede transformar la manera en que gestionas tecnología, maquinaria o flotas. Pero migrar a este modelo correctamente es clave para evitar riesgos. A continuación, te mostramos cómo prepararte paso a paso.
1. Comprende bien qué es el renting operativo
Antes de lanzarte, es fundamental entender qué implica el modelo de renting operativo. Bajo este esquema:
- No eres propietario del activo: lo usas mediante contrato.
- No aparece como activo en tu balance (dependiendo del tratamiento contable) y las cuotas se consideran gastos operativos.
- Incluye en algunos casos servicios asociados: mantenimiento, soporte, seguro, renovación tecnológica.
2. Realiza una auditoría interna de tus activos y necesidades
Antes de firmar contratos de renting, asegúrate de:
- Inventariar los equipos o activos actuales: tipo, estado, antigüedad, costo de mantenimiento.
- Determinar cuántos activos realmente necesitas y cuál es su ciclo de uso.
- Identificar cuáles equipos están próximos a obsolescencia o mantenimiento costoso.
- Analizar tu flujo de caja, presupuesto de CAPEX y OPEX para entender tu capacidad de asumir cuotas periódicas.
Este paso reduce riesgos de sobrecontratar o firmar contratos inconsistentes.
3. Define claramente los objetivos y KPIs del renting
Migrar al renting debe alinearse con metas concretas como:
- Reducir costos operativos un % en X tiempo.
- Mejorar la tasa de renovación tecnológica cada N años.
- Liberar capital para otros proyectos (marketing, desarrollo, expansión).
- Minimizar fallas o tiempos muertos por mantenimiento.
Establece indicadores de éxito (KPIs) que puedas medir para evaluar si el modelo está entregando valor.
4. Selecciona al proveedor con rigor contractual y operativo
Para minimizar riesgos, elige un buen proveedor de renting que cumpla con lo siguiente:
- Contratos claros con cláusulas de servicio, mantenimiento, renovación, penalizaciones por uso excesivo o deterioro.
- Transparencia en qué está incluido y qué no: importación, transporte, instalación, soporte técnico, seguro, repuestos.
- Flexibilidad en plazos, escalabilidad de la flota o equipos, posibilidad de renovación.
- Buen historial operativo, referencias, reputación en el mercado.
- Evaluación financiera (capacidad del proveedor) y garantía de servicio.
Este punto es clave para evitar sorpresas y garantizar que el modelo funcione sin interrupciones.
5. Estructura financiera y contable adecuada
Para migrar al renting sin riesgos es necesario:
- Alinear el pago de las cuotas con el presupuesto operativo (OPEX) y no como una inversión de capital (CAPEX) si ese es el objetivo.
- Revisar con tu área financiera/contable el impacto en balance, impuesto de renta y flujo de caja. Por ejemplo, las cuotas de renting pueden considerarse gastos deducibles.
- Verificar que la duración del contrato esté alineada con la vida útil del activo, para evitar un canon alto que supere el valor del uso.
- Incluir en la previsión la renovación o cambio de activos al final del contrato.
6. Implementa un plan de transición y capacitación
La migración al renting también implica un cambio operativo:
- Comunica a los equipos internos el nuevo modelo: qué se mantiene, qué cambia (propiedad, mantenimiento, soporte).
- Diseña un cronograma de transición: entrega de equipo actual, configuración del nuevo, instalación, puesta en marcha.
- Asegura que haya soporte técnico y capacitación en los nuevos equipos o activos que se usarán.
- Establece procedimientos de monitoreo del uso, mantenimiento y reporte de incidencias, para que el proveedor cumpla con los niveles de servicio acordados.
7. Monitorea, evalúa y ajusta el contrato
Una vez operando bajo renting, no basta con firmar y olvidar. Debes:
- Evaluar periódicamente los KPIs definidos: ahorro, disponibilidad, satisfacción del usuario, renovación tecnológica.
- Revisar el contrato al término: ¿capacidad de renovar? ¿el proveedor cumplió con los niveles de servicio acordados? ¿el uso estuvo alineado?
- Ajustar plazos, número de activos o condiciones comerciales para próximos contratos basados en la experiencia adquirida.
Este ciclo de mejora garantiza que la migración al renting siga siendo ventajosa.
Conclusión
Migrar a un modelo de renting operativo sin riesgo es totalmente viable si se hace de forma estructurada: comprendiendo el modelo, auditando los activos, definiendo objetivos, seleccionando buen proveedor, alineando finanzas, entrenando al equipo y monitoreando resultados. De esta forma, tu empresa puede liberarse de comprometer capital, acceder a tecnología moderna y operar con mayor eficiencia.
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