Para las empresas de cualquier tipo, tamaño o negocio, es importante saber gestionar sus activos, pero, ¿qué es la gestión de activos?, para ello hay que empezar por definir lo más básico que es el activo.
Un activo es todo aquello que genere valor a una empresa, puede ser algo físico (activos tangibles) como los computadores, las oficinas, los vehículos o también pueden ser de calidad (activos intangibles) como el valor de una marca o un registro de patente.
Y entonces, ya sabiendo que es un activo, podemos decir que la gestión de activos son todas aquellas acciones que lleva a cabo una empresa para obtener mejores resultados, rendimiento, mantenimiento, uso y control sobre un activo, tal como dice la palabra gestionarlo.
Importancia de la gestión de activos en Colombia
Colombia es un país en el cual las empresas desde la más pequeña hasta la más grande deben afrontar todos los días grandes retos a la hora de administrar sus bienes y recursos, muchos de los equipos y maquinarias que se necesitan deben ser importados, por lo que sus costos son más elevados, la depreciación en algunos casos es a muy poco tiempo, los impuestos, las regulaciones, las nuevas políticas ambientales para sostenibilidad que vuelven obsoletos muchos de ellos y todo eso sumado a que se debe competir no solo localmente, sino a nivel internacional.
Al implementar una correcta gestión de activos se puede invertir correctamente en los mismos, tomar decisiones acertadas que mejoren la marca o estar al tanto de todas las leyes y regulaciones que se deben cumplir para evitar contratiempos.
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Beneficios de gestionar bien los activos en tu empresa
Tener un buen manejo de los activos va más allá de solo llevar control de ellos. Cuando se gestionan correctamente, se obtienen grandes beneficios que mejoran la eficiencia y la competitividad de cualquier empresa, sea pública o privada. Estos beneficios involucran varias áreas clave del negocio y contribuyen directamente a su éxito.
Ahorrar en costos operativos
Uno de los principales beneficios de gestionar bien los activos es el ahorro en costos operativos. Mantener un seguimiento constante del estado y uso de los equipos y recursos permite detectar y corregir ineficiencias antes de que se conviertan en problemas costosos. Esto puede incluir desde maquinaria que consume más energía de la necesaria hasta reparaciones que podrían haberse evitado con un simple mantenimiento preventivo.
Al mantener un control riguroso, se pueden programar mantenimientos en el momento adecuado y evitar paradas imprevistas o reemplazos de última hora. Así, no solo se ahorra dinero, sino que se alarga la vida útil de los equipos, disminuyendo la necesidad de compras frecuentes.
Aumentar el retorno de inversión (ROI)
Otro beneficio clave es el aumento en el retorno de la inversión (ROI). Cuando se gestionan bien los activos, estos se utilizan al máximo, lo que significa que la empresa obtiene más valor de cada recurso. Por ejemplo, si una máquina se usa de forma óptima, producirá más y requerirá menos reparaciones, lo que genera mayores beneficios a lo largo del tiempo.
Maximizar el ROI no solo mejora las finanzas de la empresa, sino que también permite reinvertir en otras áreas para seguir creciendo y compitiendo de manera eficiente en el mercado.
Hacer la empresa más sostenible
En un mundo donde la sostenibilidad es cada vez más importante, gestionar bien los activos contribuye a reducir el impacto ambiental de la empresa. Al optimizar el uso de equipos y recursos, se reduce el consumo innecesario de energía y materiales. Esto no solo ayuda al medio ambiente, sino que también mejora la imagen de la empresa ante clientes y socios que valoran el compromiso con el planeta.
Además, al alargar la vida útil de los activos, se evita la constante compra y reemplazo de equipos, lo que contribuye a un uso más responsable de los recursos y una menor generación de residuos.
Mejor control del inventario
Tener un buen control del inventario es esencial para que la empresa funcione sin problemas. Saber qué activos se tienen, en qué estado están y dónde se encuentran permite una mejor planificación y evita el riesgo de quedarse sin recursos importantes o acumular equipos innecesarios.
Un control riguroso del inventario ayuda a tomar decisiones inteligentes sobre cuándo es necesario comprar, reparar o reemplazar equipos. Esto evita tener activos que estén parados sin ser utilizados, lo que a su vez optimiza los costos y mejora la eficiencia operativa.
Gestión de riesgos
Por último, pero no menos importante, está la gestión de riesgos. No se trata solo de utilizar bien los activos, sino también de anticiparse a posibles problemas antes de que ocurran. Mantener un seguimiento constante de los activos ayuda a identificar fallas potenciales y tomar medidas correctivas antes de que provoquen interrupciones en las operaciones.
Esto también implica tener un plan de contingencia en caso de que algo salga mal, garantizando que la empresa pueda seguir funcionando sin mayores problemas. Además, con una gestión de riesgos adecuada, se mejora la seguridad dentro de la empresa, se protegen los empleados y se aseguran los activos más valiosos.
Para tener en cuenta: muchas empresas invierten en tecnologías de monitoreo en tiempo real y sistemas de mantenimiento predictivo para poder tener métricas y data al instante que ayudan a tomar decisiones de alto impacto.
Impacto en el sector público y privado
Una buena gestión de activos tiene un impacto significativo tanto en el sector público como en el privado. Si bien el enfoque y los desafíos pueden ser diferentes, en ambos casos, manejar bien los activos contribuye a la eficiencia y optimización de recursos.
En el sector público
Gestionar bien los activos significa un uso responsable de los recursos públicos. Esto incluye desde la administración de infraestructuras como carreteras y hospitales, hasta equipos que son esenciales para brindar servicios de calidad a la comunidad.
Cuando se lleva un control adecuado de estos recursos, se mejora la eficiencia, se reducen los costos de mantenimiento y se evita el desperdicio de recursos.
Por ejemplo, al realizar mantenimientos preventivos en infraestructuras, se evita tener que hacer reparaciones costosas de emergencia. A largo plazo, esto mejora el servicio público y genera confianza en los ciudadanos.
En el sector privado
En el sector privado, la gestión de activos es clave para que las empresas sean más competitivas. En un entorno donde cada decisión puede marcar la diferencia, utilizar bien los activos permite a las empresas reducir costos, mejorar la eficiencia y ofrecer productos o servicios de mejor calidad.
Una empresa que gestiona bien sus activos puede responder más rápido a las demandas del mercado, reasignar recursos a proyectos prioritarios sin afectar el resto de la operación y mantenerse a la vanguardia frente a la competencia. Muchas empresas están invirtiendo en tecnologías que les permiten digitalizar y automatizar la gestión de activos, lo que les otorga una ventaja significativa.
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Principales componentes de la gestión de activos
Para poder gestionar de la mejor manera los activos, existen pasos y procedimientos a seguir tales como:
Planificación estratégica de activos
Una planeación estratégica de activos es lo primero que se realiza para poder definir el rumbo de la empresa, puesto que se analiza qué es lo que se quiere lograr, con qué se cuenta y qué hace falta, que son las cuestiones clave para poder aprovechar cualquier recurso o activo y estar preparado para eventualidades.
Monitoreo y control del ciclo de vida de los activos
Desde el momento en que se adquiere un activo, empieza un proceso de vida útil de los equipos en el cual la depreciación y el desgaste juegan un papel crucial para toda empresa, por lo que se hace necesario monitorear los activos, para poder definir qué acciones se deben tomar, ya sea un mantenimiento preventivo, una reparación o en dado caso una baja de activo ya sea por un daño que no sea posible reparar o porque ha llegado al fin de su ciclo
Evaluación de riesgos en la gestión de activos
Si tienes una buena planeación y estás monitoreando constantemente tus activos, te estás preparando para las eventualidades, para ello se cuenta con la evaluación de riesgos, la cual permite anticiparse a situaciones que pueden afectar a tus activos y por ende a tu empresa, como lo son los fenómenos ambientales, la interrupción de un servicio por una falla de una máquina y muchas otras eventualidades que se pueden controlar en una matriz de riesgos.
Metodologías y estándares internacionales en la gestión de activos
Como mencionamos anteriormente, las empresas no solo compiten a nivel local, sino también internacional y para ello se deben cumplir con una serie de estándares, normas y certificaciones para poder acceder a estos mercados.
ISO 55000: Normativa internacional para la gestión de activos
La ISO 55000 es un conjunto de normas internacionales que establecen las mejores prácticas para la gestión de activos. Estas normas ayudan a las empresas a estructurar su sistema de gestión empresarial de manera eficiente y a optimizar el rendimiento de sus activos.
¿Cómo implementar la ISO 55000 en empresas colombianas?
Implementar la norma ISO 55000 en las empresas de Colombia, requiere contar con un sistema de gestión de activos, auditado y aprobado para obtener la certificación.
Para llegar a la certificación cada empresa debe adaptar sus procesos, procedimientos y capacitar al personal en todo lo referente a la norma, para que al momento de ser auditados puedan pasarla satisfactoriamente.
Herramientas tecnológicas para la gestión de activos
Es innegable la necesidad del uso de tecnología en la gestión de activos, es por ello que el uso de estas no sólo facilita sino que mejora el control y la administración de todo tipo de activos.
En la era digital en la que vivimos, es imposible hablar de una gestión eficiente de activos sin mencionar el papel que juegan las herramientas tecnológicas. El uso de software especializado no sólo facilita la tarea de administrar activos, sino que también permite llevar un control más preciso y proactivo. Estas soluciones digitales simplifican el monitoreo, el mantenimiento y la toma de decisiones, ayudando a que las empresas se adapten rápidamente a los cambios y optimicen el uso de sus recursos.
Cada día más organizaciones, tanto públicas como privadas, están adoptando estas herramientas para poder gestionar de manera eficiente todo tipo de activos: desde equipos y maquinaria industrial hasta infraestructuras y tecnología. Esto no solo mejora la eficiencia, sino que también garantiza que los activos sean utilizados de forma óptima, minimizando costos y maximizando la vida útil.
Software de gestión de activos más utilizados en Colombia
En Colombia, varias soluciones tecnológicas se han destacado por su capacidad para gestionar eficazmente los activos empresariales. Estas plataformas se han convertido en aliadas fundamentales para diferentes industrias, gracias a sus funcionalidades avanzadas que permiten un control total del ciclo de vida de los activos, desde su adquisición hasta su eventual reemplazo.
Entre los más destacados en Colombia se encuentran:
- SAP EAM (Enterprise Asset Management): Es uno de los gigantes en el mundo de la gestión de activos empresariales. SAP EAM ofrece una solución robusta para organizaciones que necesitan un control detallado y en tiempo real de sus activos. Este software es muy valorado por su capacidad de integrarse con otros módulos de SAP, lo que lo hace ideal para grandes empresas que buscan una solución centralizada.
- IBM Maximo: Este software es altamente reconocido por su capacidad para gestionar activos en sectores como la manufactura, la energía y los servicios públicos. IBM Maximo permite a las empresas hacer un seguimiento detallado del rendimiento de sus activos, programar mantenimientos preventivos y realizar análisis predictivos para evitar fallos inesperados.
- Infor EAM: Es otra opción popular, conocida por su flexibilidad y su capacidad de ser personalizado según las necesidades de cada organización. Infor EAM se destaca por ser una solución que puede adaptarse a empresas de todos los tamaños, lo que la convierte en una opción accesible y eficiente para diversos sectores industriales.
Estas herramientas no solo permiten gestionar el inventario de activos, sino que también ofrecen análisis en tiempo real, programación automática de mantenimientos, y la posibilidad de anticiparse a problemas antes de que ocurran. Esto genera un ahorro considerable tanto en tiempo como en costos.
PRAM Rentek Asset Management: una solución que va más allá
El patrimonio Autónomo Rentek Asset Management (PRAM), es el primer vehículo mobiliario en Colombia que apoya el desarrollo exitoso de las empresas, a través del arrendamiento de activos productivos de gran escala.
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¿Cómo elegir la mejor herramienta para tu empresa?
Elegir el software adecuado para gestionar los activos de tu empresa no es una decisión que deba tomarse a la ligera.
Hay varios factores que deben evaluarse cuidadosamente para asegurarse de que la herramienta elegida realmente aporte valor a tu operación y se ajuste a las necesidades específicas de tu negocio.
- Costo de la herramienta: es fundamental evaluar el presupuesto disponible para la implementación del software. Algunos programas pueden requerir una inversión inicial significativa, pero a largo plazo pueden ahorrar a la empresa grandes sumas de dinero gracias a la optimización de los recursos y la reducción de costos operativos. Asegúrate de considerar no solo el precio de la licencia, sino también los costos asociados como el mantenimiento, actualizaciones y soporte técnico.
- Integración con otros sistemas: ¿tu empresa ya utiliza un sistema ERP, CRM o algún software de inventarios? Es importante que la nueva herramienta que elijas pueda integrarse fácilmente con los sistemas que ya tienes en funcionamiento. Esto permitirá un flujo de información continuo y evitará la duplicación de tareas o errores por falta de sincronización. La integración es clave para que todos los departamentos puedan acceder a la misma información en tiempo real, mejorando la colaboración y la toma de decisiones.
- Funcionalidades adicionales: no todos los software son iguales, y algunas herramientas ofrecen características extras que pueden ser útiles para tu empresa. Por ejemplo, algunos permiten hacer análisis predictivos, programar mantenimientos automáticos o gestionar activos en múltiples ubicaciones. Evalúa qué funcionalidades adicionales podrían hacer que la herramienta sea más útil para tu negocio y mejorar aún más la eficiencia operativa.
- Capacitación requerida para el personal: implementar un nuevo software implica un proceso de adaptación, y es fundamental que tu equipo esté capacitado para utilizarlo correctamente. Algunas herramientas son más intuitivas que otras, y en algunos casos, puede ser necesario invertir en capacitación adicional para que el personal se sienta cómodo y aproveche al máximo las funcionalidades del software. Asegúrate de elegir una opción que no solo sea adecuada para tu empresa, sino también accesible para tu equipo.
Al considerar estos aspectos, podrás tomar una decisión con conocimiento que realmente impacte de manera positiva la operación de tu negocio. Recuerda que una buena gestión de activos no solo se trata de tener la mejor tecnología, sino de saber integrarla de manera efectiva en tus procesos para optimizar recursos y mejorar el rendimiento general de la empresa.
Retos y oportunidades en la gestión de activos en Colombia
En un país tan competitivo tanto a nivel público, como privado, donde los resultados lo son todo, la gestión de activos trae muchos retos a solventar, pero también oportunidades de mejora.
Desafíos regulatorios y legales
Las leyes y regulaciones tanto en Colombia como a nivel internacional vienen sufriendo una transformación constante, tanto en el fondo como en la forma, por lo que el reto es encontrar la manera de cumplirlas de la mejor manera, sin que esto afecte o impacte tu operación, para ello es vital desde el principio conocer cuáles son las que más afectan tu tipo de negocio, porque no es lo mismo trabajar con químicos que afecten el medio ambiente, que trabajar en entornos digitales, de ahí la importancia de contar con todos los permisos, cumplir las regulaciones pertinentes y evitarse líos legales.
Futuro de la gestión de activos con la transformación digital
La transformación digital ha permitido que empresas de todos los sectores accedan a nuevas tecnologías, no solo por modernizarse, sino para ser actores más competitivos, puesto que se mejoran todas las estructuras internas del negocio, desde la forma como se aborda la gestión administrativa y comercial hasta la operación y distribución de los productos y servicios.
Por ello, la gestión de activos se ha beneficiado de manera enorme, al contar con más herramientas, procesos y procedimientos de apoyo que agilizan y permiten un control más adecuado de los recursos.
Factores clave para una gestión de activos exitosa
Para lograr una gestión de activos exitosa, es una cuestión de perseverar y tener en cuenta:
- Conocer tu negocio: cuando sabes y tienes claro a qué te dedicas, sabes que necesitas y para donde vas, por lo que puedes planear cuáles son los activos que requieres.
- Monitorear constantemente: debes vigilar tus activos para saber cómo están impactando tu negocio y estar atento a los planes de acción y mejora ante situaciones.
- Invertir en tecnología: hay que invertir en sistemas avanzados de gestión de activos que te faciliten su administración, además hoy en día cada vez más se automatizan estas tareas para que cuentes con más tiempo para otras labores.
- Capacitar al personal: un personal capacitado es un personal más efectivo en la toma de decisiones, en la ejecución y por supuesto el mejor activo con que puede contar tu empresa.
¿Qué tipo de maquinaria puedes alquilar con Rentek?
Rentek ofrece una amplia gama de servicios de alquiler para satisfacer las necesidades de diversas industrias. Con una experiencia consolidada en el sector, Rentek proporciona soluciones que permiten a las empresas acceder a la tecnología más reciente sin incurrir en altos costos de adquisición.
Entre los equipos que Rentek alquila se incluye:
- Renting de Activos
- Alquiler de Computadores
- Alquiler de Impresoras
- Alquiler de Celulares
- Alquiler de Tablets
- Crédito para Empresas
- Asset Management
- Alquiler de Maquinaria Pesada
- Alquiler de Maquinaria Industrial
- Alquiler de Equipos Médicos
- Alquiler de POS
